Så får du distansarbete att fungera för dina medarbetare

Publicerad: 26/3, 2020 av Daniel Blomquist

Så får du distansarbete att fungera för dina medarbetare

Med dagens teknik är det både möjligt och enkelt för många med distansarbete och istället flytta arbetsplatsen hem. Åtta av tio svenskar uppger att de kan utföra delar av sina arbetsuppgifter från ett skrivbord var som helst – och hälften jobbar redan regelbundet hemma varje månad.

Flexibilitet står högt på önskelistan
I takt med att synen på arbetsplatsens betydelse förändras, har också acceptansen för att jobba på distans ökat. De som tror att medarbetarna latar sig när de jobbar hemma kan tänka om. Ett antal studier visar nämligen att distansarbete ger mer produktiva och effektiva medarbetare.

Kanske har bevisen för de positiva effekterna hos anställda som kan jobba flexibelt kommit att bidra till att allt fler svenskar vill ha möjlighet att jobba mer flexibelt och sköta delar av sina jobb på distans. En undersökning som Aviva publicerade 2017 visade att hela 63 procent av de tillfrågade ansåg att flexibelt arbete ökade lojaliteten till sin arbetsgivare. Därför blir det särskilt viktigt för många verksamheter att erbjuda distansarbete för att vara eftertraktade arbetsplatser på marknaden.

Läs även: Jobba hemifrån med Microsoft Teams!

5 tips för att få dina medarbetare att jobba bättre på distans

För att låta verksamheten förbli effektiv och få det interna samarbetet att fungera väl vid distansarbete är det smart att sätta upp vissa rutiner och se till att ni använder rätt verktyg. Nedan följer fem tips du kan applicera på ditt företag för att få distansarbete att fungera för dina medarbetare:

1. Se till att verksamheten besitter rätt verktyg

Det här är A och O för alla företag som vill arbeta på distans. Allra viktigast är att se till att ni har ett bra kommunikations- samt samarbetsverktyg. Idag finns det flera kommunikationstjänster som erbjuder onlinemöten, chattar och annat informationsutbyte. Vissa av dem är gratis, men det är viktigt att veta att de tjänsterna vanligtvis endast sparar ett visst antal meddelanden eller har en gräns på antalet användare. Det är alltid värt i längden att investera i ett bra kommunikationsverktyg för att undvika att information försvinner.

När ni väljer samarbetsverktyg är det smart att se till att det fungerar ihop med det kommunikationsverktyg ni valt. Det gör att ni skär ner på antalet olika program ni använder och blir enklare för medarbetarna att arbeta effektivt. Om ni t.ex. redan använder Office-program blir kommunikationsverktyget Teams det naturliga valet. Teams går också att använda som samarbetsverktyg då man direkt där kan använda och dela Office-filer för att samarbeta. Här kan du läsa mer om 4 digitala verktyg som gör din verksamhet mer effektiv.

2. Jobba säkert och använd VPN

Det är idag långt ifrån säkert att ansluta till många trådlösa nätverk då det finns risker att obehöriga personer kommer åt din data och information. För att undvika detta och jobba säkert på distans rekommenderar vi att använda VPN.

VPN står för Virtuellt Privat Nätverk och är en teknik för att skapa en säker och krypterad förbindelse över nätet. Det hjälper till att säkerställa att känslig data överförs på ett säkert sätt och förhindrar icke auktoriserade personer från att komma åt trafiken. Ett tips är att aldrig koppla upp dig på okända Wi-Fi nätverk, i såna fall är det bättre att internet från mobilen.

3. Säkerställ tydlig struktur och deadlines

Med distansarbete kan det kännas svårt att ha koll på hur uppgifter är fördelade samt statusen på dessa. Med rätt verktyg kan du sätta tydliga deadlines för att se vad dina kollegor gör och hur långt de har kommit i projektet de jobbar på. Sådana verktyg gör att det blir lättare för beslutsfattare och chefer att planera, mäta framsteg och få en god överblick över hur arbetsbelastningen ser ut. Exempel på tjänster för detta är: Microsoft Planner, Trello och Asana.

4. Bestäm gemensamma arbetstider och använd delade kalendrar

Fastän man arbetar på distans är det viktigt för många att ha tydliga rutiner och struktur. På de flesta arbetsplatser är det otroligt viktigt med gott samarbete och kommunikation. Så även fast ni har flextider är det smart att bestämma vissa timmar då alla ska vara tillgängliga.

När man sitter på samma kontor ser man enklare när en kollega är tillgänglig eller inte, medan det är knepigare när man arbetar på distans. Med verktyg som Exchange Online har du möjligheten att dela kalendrar och kan enkelt se när dina kollegor schema. Det gör att det blir lättare att planera gemensamma aktiviteter och möten, fastän ni inte stöter på varandra på kontoret.

5. Utnyttja videomöten för sociala aktiviteter

Videomöten är ett smidigt verktyg för att ta möten på distans. Om ni har många medarbetare som arbetar hemifrån och kanske inte ses så ofta fysiskt är det klokt att hålla igång er kommunikation genom chattar, videomöten och telefonsamtal.

Just videomöten är viktigt att ha med jämna mellanrum då vi människor uttrycker oss mycket genom kroppsspråk när vi pratar, sen är det ofta trevligare att se den man pratar med. Kom också ihåg att en online-fika då och då kan vara en bra ersättare för den vanliga eftermiddagsfikan!

Hitta rätt online-verktyg för just ditt företag

Med anledning av de många fördelarna distansarbete ger och de många konkreta tips som finns för att möjliggöra att det sker effektivt, är det rimligt att överväga att börja tillåta distansarbete inom din verksamhet.

Nordlo vägleder dig att hitta de verktyg som passar er och utbildar er i hur ni använder det på bästa sätt. Hör av dig till oss så pratar vi mer om hur distansarbete gynnar just ditt företag!

Just nu erbjuder vi Webinars där vi talar mer om hur man arbetar säkert och effektiv på distans med Teams som verktyg. Anmäl dig genom knappen nedan.

Delta på vårt Webinar om effektivt och säkert distansarbete

Om Nordlo
IT-företaget Nordlo har bildats genom en sammanslagning av IT-bolagen Office IT-Partner, Zetup, Dicom och norska IT total. Med fokus på rådgivande IT och lokal förankring ska den nya koncernen bli en stark nordisk utmanare inom molntjänster, infrastruktur och digitalisering för såväl små som medelstora organisationer. Nordlo har idag 650 medarbetare på 36 orter i Sverige och Norge, samt en årsomsättning på 1,3 miljarder.

För mer information se https://nordlo.com

Vill du veta mer – kontakta:
Daniel Blomquist
vd Nordlo Gävle:
026-66 55 07
daniel.blomquist@nordlo.com
Lötängsgatan 13, Gävle