Att tänka på när man skall arrangera evenemang

Publicerad: 20/9, 2023 av Joe Formgren

Vad skall man tänka på när man skall arrangera ett evenemang? Det kan till exempel vara ett öppet hus, invigning eller att fira ett jubileum. Den kreativa delen som att designa upplevelsen med mat och dryck, ljud och ljus samt vilka som skall hålla tal och om man skall ha någon form av underhållning är naturligtvis av största vikt. Skapa en struktur för evenemanget som kan bygga spänning och höjer deltagarnas förväntningar. Det kan också vara en poäng att till att det finns en tydlig röd tråd genom hela evenemanget.

Men det finns en hel del som kan kan gå mindre bra om ni inte har en en bra struktur för planering och strategi. Jag har själv arbetat under många år med både större och mindre arrangemang så här kommer mitt förslag till en logisk punktlista som beskriver de viktiga stegen i processen:

Steg 1: Definiera syftet och målen

Klarlägg varför du arrangerar evenemanget och vad du vill uppnå. Är det för att marknadsföra ett företag, fira ett jubileum eller något annat syfte?

Steg 2: Identifiera målgrupper

Definiera de olika målgrupperna du vill nå, inklusive kunder, samarbetspartners, intressenter och anhöriga. Förstå deras behov och intressen.

Steg 3: Budget och finansiering

Upprätta en realistisk budget som täcker kostnaderna för evenemanget. Överväg olika finansieringsalternativ, inklusive sponsorer och biljettförsäljning om det är relevant.
Ett smart sätt att arrangera är s.k. "joint venture”, där två eller flera företag går samman för att samarbeta med kostnader, inbjudningar och aktiviteter.

Steg 4: Bestäm datum och plats

Välj en lämplig datum och tidpunkt för evenemanget som passar din målgrupp. Sätt också en lämplig plats, och se till att den är tillgänglig och har nödvändig utrustning. Skicka en "save-the-date" (STD) inbjudan till nyckelpersoner.
Handlar det om att ni vill hålla en utbildning eller kursverksamhet är mitt absoluta råd att se till att ni har i alla fall några redan innan som ni vet vill delta.
Jag har genom åren sett alltför många som har fått ställa in evenemang genom åren p.g.a. bristande intresse!

Steg 5: Skapa ett evenemangsprogram

Utforma ett detaljerat program som inkluderar tidpunkter för talare, aktiviteter, presentationer och eventuella specialmoment. Anpassa programmet efter målgruppernas intressen och tänk till på både logistik och dramaturgi.
Tal, tävlingar, tipsrundor, mat, dyck och underhållning. Bara fantasin och naturligtvis budget som sätter begränsningar.

Steg 6: Marknadsföring och kommunikation

Skapa en marknadsföringsstrategi som inkluderar hemsida, sociala medier, e-postmarknadsföring, affischering, och andra kanaler. Använd visuella medel och lockande budskap för att locka deltagare.
Uppföljning av inbjudningar ger en mycket stor effekt. Genom telefonuppföljning kan ni enkelt fördubbla antalet besökare om ni muntligen påminner dem som fått inbjudan.

Steg 7: Anmälan, registrering och biljetthantering

OSA krävs alltid. Många missar att tala om i inbjudan att man får ta med sig medarbetare eller anhörig vilket skapar både osäkerhet och därmed även lägre besöksantal. Om det krävs, implementera ett system för registrering och biljettförsäljning. Detta kan underlätta planering och ge en uppfattning om det förväntade deltagarantalet.

Steg 8: Logistik och infrastruktur

Planera för all nödvändig infrastruktur, inklusive ljud- och ljussystem, möblering, skyltning, och säkerhetsåtgärder. Se till att allt är i ordning på platsen.

Steg 9: Personal och volontärer

Rekrytera personal och volontärer som kan hjälpa till med evenemangets genomförande. Ge dem tydliga uppgifter och instruktioner. Definiera tydligt vilka personer eller team som ansvarar för olika uppgifter och när dessa uppgifter ska utföras.

Steg 10: Dokumentera evenemanget

Anlita en professionell fotograf och skribent, eller utse någon i teamet, för att dokumentera evenemanget i foto och text. Detta gör det möjligt att bevara minnen och använda materialet för framtida marknadsföring, rapporter och kommunikation med intressenter. Säkerställ att viktiga ögonblick och deltagarinteraktioner fångas på bild och att du skapar en sammanfattande text eller rapport om evenemanget. Detta kan t.o.m. vara av intresse för media och nyhetstjänster samt inte minst på er egen hemsida förstås. I den mån det är möjligt så är det alltid ett stort värde av att ta en gruppbild. I alla fall av arrangörerna innan evenemanget startar och vid de tillfällen då det medges på alla deltagare.

Steg 11: Gästvänlighet och upplevelse

Skapa en positiv och minnesvärd upplevelse för deltagarna. Tänk på detaljer som välkomstdrinkar, mat och dryck, skyltning, och tillgänglighet.

Steg 12: Utvärdering och uppföljning

Efter evenemanget, utvärdera resultatet mot de ursprungliga målen. Samla feedback från deltagarna och analysera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till framtida evenemang.

Steg 13: Tacka deltagare och intressenter

Visa uppskattning genom att tacka alla som deltog och stödde evenemanget. Detta kan stärka relationer och skapa goodwill inför framtiden.

Att arrangera ett lyckat evenemang kräver tid, planering och engagemang. Genom att noggrant följa dessa steg kan du maximera din möjlighet att attrahera besökare från olika målgrupper och uppnå dina mål med evenemanget.

Steg 14: Skapa en tradition?

Om möjligt, överväg att skapa en tradition genom att arrangera evenemanget regelbundet, antingen årligen eller med jämna mellanrum. Detta kan skapa förväntan och lojalitet bland deltagare och intressenter, vilket stärker ert varumärke och relation med målgrupperna på lång sikt. Planera för att göra varje upprepning av evenemanget bättre och mer minnesvärd än föregående år för att hålla intresset levande.

Vill ni ha fler tips och råd om hur ni kan försäkra er om ett lyckat arrangemang eller kanske dokumentation av er nästa tillställning så tveka inte att höra av er.

Joe Formgren
Kommunikationsstrateg och publicist
070-679 79 00
www.formgren.com